fbpx

Jak pracować zdalnie? 4 kroki od praktyka.

W czasach, gdy wiele firm gasi pożary, próbując szybko i skutecznie wdrożyć model pracy zdalnej, my w agencji po prostu rozszerzyliśmy to, co robimy już od dawna. Zamiast połowy zespołu w kilka dni cała ekipa zaczęła pracować zdalnie. Z perspektywy osoby zarządzającej zaczynam zauważać coraz więcej plusów w systemie home office. Zastanawiam się, czy po kryzysie nie uczynić biura niemal całkowicie dobrowolnym i umożliwić pracę z domu wszystkim i w zasadzie zawsze.

 

Zarządzanie w nowych realiach – 4 podstawy.

1. Będzie inaczej – jako lider musisz się z tym pogodzić

Większość z nas jest przyzwyczajona do pewnej standaryzacji, stałego kontaktu z pracownikami i unormowanych godzin pracy. Musisz przygotować się na mały chaos wśród pojedynczych pracowników i niesynchroniczność czasu i sposobu pracy. Jednemu pracownikowi płacze dziecko, drugiemu przeszkadza remont sąsiadów, a jeszcze ktoś walczy ze złośliwością rzeczy martwych. Musisz się przygotować na to, że tak będzie, bo masz na to naprawdę mały wpływ.

Skoncentruj się na wynikach, a nie sposobie wykonywania zadań, które do nich prowadzą. Zapewnienie większej elastyczności w przypadku pracy w warunkach domowych jest niezbędne. Najistotniejsze jest teraz to, czy zadania wykonywane są skutecznie i w terminie, a nie to, jak i czy przypadkiem nie poza godzinami pracy. Zespół nadal musi realizować swoje obowiązki, ale można pozwolić pracownikom – w miarę rozsądku i możliwości –realizować je w taki sposób i w takim czasie, jaki im pasuje.


2. Zmień sposób komunikacji i obserwuj “szczegóły”

W czasach izolacji odeszły w przeszłość wspólne kawki w biurze, spotkania w sali konferencyjnej, a nawet okrzyki kierowane na drugi koniec open space. Na ich miejsce wkraczają komunikatory – wideo, tekstowe, telefony i inne narzędzia głosowe. My w to-win wykorzystujemy je wszystkie. Zacznę od przedstawienia tych, które osobiście polecam, a potem płynnie przejdę do tego, jak właściwie prowadzić taką komunikację i na co trzeba zwracać uwagę.

Komunikatory zespołowe wideo

Whereby to od niedawna mój faworyt i to właśnie jego wybrałem do prowadzenia spotkań online. Urzekł mnie jego genialny i intuicyjny interfejs, a poza tym ma wszystko, co niezbędne: nagrywanie spotkania, do 50 osób w jednym połączeniu, udostępnianie ekranu i dołączanie „one-click” (za pomocą linku, bez pinów, haseł itp.).

https://whereby.com/

Z narzędziami Google jest tak, że często mogę polecać je w ciemno. Z Google Meet korzystałem regularnie przez dłuższy czas, choć teraz chyba mi się znudziło. Tutaj też dołączamy metodą one-click i mamy podobne funkcjonalności jak w Whereby. Ponoć jeszcze fajniej i użyteczniej jest, gdy korzystamy ze środowiska G-suite.

https://meet.google.com/

Komunikatory zespołowe – tekstowe

Slack to kombajn do komunikacji pod niemal każdym kątem: funkcjonalności, możliwości integracji czy obsługi wielu osób i projektów. Właśnie wtedy to narzędzie pokazuje swój pełny potencjał. Sprawdza się zarówno w mniejszych, jak i większych zespołach, w szczególności gdy pracujecie na wielu projektach.

https://slack.com/

Czy nadaje się do komunikacji firmowej? Jeżeli skutecznie ją uporządkujesz – tak. Nie stawiałbym wszystkiego na Messengera, ale ma on jednak swoje plusy. Większość osób go zna i nie ma problemu z jego obsługą, umożliwia przesyłanie niektórych typów plików i pozwala na szybką komunikację, również wideo czy audio. Tylko dla małych zespołów.

https://www.messenger.com/

Jak rozmawiać i na co zwracać uwagę?

W agencji, od kiedy cały zespół rozpoczął pracę zdalną, wdrożyliśmy „poranne odprawy”. Można je przeprowadzać w różnej formie: rozmowa na Slacku czy Messengerze lub poprzez wideo/telekonferencje. To najlepszy moment, aby przekazać zespołowi, z czym muszą się zmierzyć, a indywidualnie zbadać i rozwiązać ewentualne problemy lub nieporozumienia. Polecam i Tobie wdrożenie takiego rozwiązania; to idealny czas na rozdzielenie zadań i określenie priorytetów.

W trakcie dnia przede wszystkim pamiętaj o tym, żeby być w stałym kontakcie. Nie pozwalaj na to, aby któryś z członków zespołu, pomijając poranną odprawę, nie dawał znaku życia. Ja uwielbiam, praktykuję i polecam krótkie rozmowy w trakcie dnia, nawet gdy nie mam nic nowego do przekazania. Brak komunikacji budzi niepokój, zarówno we mnie, jak i w członkach zespołu. Czasem warto nawet rzucić krótkim pytaniem, nad czym dana osoba pracuje, jak ocenia postępy swojej pracy i czy niczego nie potrzebuje. Pokażesz w ten sposób, że troszczysz się o nią i będziesz dawał przykład, jak być częścią wirtualnego zespołu. Unikniesz też braków informacyjnych i będziesz mógł szybciej reagować na problemy.

Podczas tej codziennej komunikacji warto zwracać uwagę na „szczegóły” niewerbalne.  To trudniejsze niż podczas pracy w biurze, ale nadal możliwe. Obserwuj ton, brzmienie głosu, a na wideo mimikę i mowę ciała. W pisemnej wymianie informacji też jest na co zwrócić uwagę, na przykład na ton wiadomości tekstowej czy tempo odpisywania. Dla pracowników to równie ciężki okres, jak i dla Ciebie. Odczytywanie tych drobnych gestów pozwoli Ci zweryfikować na przykład, czy nie potrzebują dodatkowego wsparcia.

3. Stwórz wirtualne środowisko pracy – 3 fundamenty

Zapewnij miejsce, w którym Twój zespół znajdzie wszystkie informacje.

http://notion.so/

Dla nas takim miejscem już od dawna jest Notion.so. To przestrzeń, w której wymieniamy się dokumentami, tworzymy notatki i mamy zebrane wszystkie wewnętrzne informacje, jak na przykład cele strategiczne czy strategie danych projektów.

Od niedawna, poza „dyskiem dokumentów” i bazą wiedzy na temat firmy, Notion zaczyna też odgrywać sporą rolę w szybkiej wymianie informacji pomiędzy zespołem a Klientami czy zarządzającymi.

Wszystko w jednym celu – aby nie doprowadzić do chaosu informacyjnego i móc znaleźć wszystko w jednym miejscu.

Udostępnij różne formy komunikacji

E-maile to już przeżytek. Oczywiście nadal są ważne i użyteczne, ale z pewnością nie są już samowystarczalne. Musisz udostępnić swojemu zespołowi komunikatory, które pozwolą im, gdy to konieczne, szybko i sprawnie działać. Czasami niezbędne będzie udostępnienie ekranu, aby rozwiązać jakiś problem, innym razem wystarczy rozmowa przez telefon, a w jeszcze innych sytuacjach sprawdzi się wyłącznie wideopołączenie czy rozmowa tekstowa. 

Twój zespół musi mieć dostęp do narzędzi, które pozwolą mu szybko skontaktować się w takiej formie, jaką preferują i jaka pozwoli im skutecznie rozwiązać problem czy wymienić informację.

https://whereby.com/

Zadbaj, aby każdy wiedział, co i jak robić

https://app.asana.com/

Nie będę rozwodził się tutaj nad metodyką i dobrymi praktykami w zarządzaniu projektami, bo to temat na drugi, najprawdopodobniej dłuższy artykuł niż ten. Musisz jednak pamiętać, że w pracy zdalnej szczególnie ważna jest organizacja projektów i zadań.

Zadbaj o to, aby każdy wiedział, nad czym ma pracować i jakie są jego obowiązki na dany tydzień. Zwróć jednak uwagę na to, że wydajność niektórych pracowników mogła ulec delikatnej zmianie – często negatywnej. Rozdysponowując zdania, skoncentruj swoją uwagę na tym, ile dana osoba jest w stanie udźwignąć i czy będzie potrzebowała wsparcia. Unikaj ASAP-ów, bo ich realizacja może okazać się w tym okresie szczególnie trudna.

4. Szczerze dbaj i wspieraj swoich ludzi

Gdy już wiesz, że nie będzie jak zawsze, i musisz zmienić swoje oczekiwania wobec pracy zespołu, ostatnią, ale nie mniej ważną rzeczą, jaką musisz zrobić to troska i wsparcie dla Twoich ludzi. Pamiętaj, że jako lider zawsze dajesz przykład – mniejszy bądź większy, ale ludzie biorą przykład z Ciebie i na Tobie spoczywa odpowiedzialność za sukces lub porażkę. Niełatwo jest przejść transformację do lidera, który zarządza zespołem zdalnym, ale pamiętaj, że Twojemu zespołowi jest równie trudno, co Tobie. Wspieraj ich w tym i dawaj przykład, jak działać.

Mierz w swojej organizacji poziom stresu i zaangażowania, wyłapuj problemy, zanim się rozwiną. Warto pytać pracowników o ich stres i zaangażowanie w danej skali, bo Twoje odczucia nie zawsze mogą być zgodne z prawdą. W zespole, w którym ludzie wzajemnie sobie ufają, ich odpowiedź jest naprawdę cenną informacją, a w tych mniej zintegrowanych grupach zawsze jest to pewien punkt odniesienia.

W tych niepewnych czasach zwróć uwagę na to, abyś chociaż Ty dawał ludziom trochę optymizmu i poczucia stabilności. Wiem, że to trudne, ale na pewno wykonalne. W czasach pracy w rozproszeniu równie ważny jest zwykły ludzki dialog – wiele osób potrzebuje teraz rozmowy czy wsparcia kogoś z zewnątrz.